Sistem Informasi

SISTEM INFORMASI

1.1.1KONSEP DASAR SISTEM

            Kalau anda membeli sebuah sepeda tetapi tidak dengan rodanya, maka sepeda itu tidak akan berfungsi , dengan kata lan sepeda tersebut tidak dapat dikatakan suatu system, karena masih ada komponen yang masih kurang. Kalau anda mempunyai sebuah jam tangan digital elektronik yang harganya sampai ratusan ribu rupiah dan mengalami kerusakan total sehingga tidak dapat di perbaiki, maka jam tersebut sudah tidak ada nilai nya lagi, walaupun komponen –komponennya anda jual sendiri. Inilah mahalnya suatu system. Apakah system itu? Suatu system dapat di definisikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai tujuan.

Suatu system dapat terdiri dari system-sistem bagian(subsystem). Sebagai misal, system computer dapat terdiri dari subsistem perangkat keras dan subsistem perangkat lunak. Masing-masing subsistem dapat terdiri dari subsistem-subsistem yang lebih kecil lagi atau terdiri dari komponen-komponen. Susbsitem perangkat keras(hardware) dapat terdiri dari alat masukan , alat pemroses , alat keluaran dan simpan luar. Subsistem ini akan saling berinteraksi dan saling berhubungan membentuk suatu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran system tersebut dapat tercapai. Interkasi dari subsistem-subsistem sedemikian rupa, sehingga dicapai suatu kesatuan yang terpadu atau terigrentasi(intergrated). Anda dapat membayangkan , bagaimana seandainya system computer bekerja sendiri-sendiri tidak terigrentasi , maka tujuan dari system computer tersebut tidak akan tercapai.

KARAKTERISTIK SISTEM

            Suatu system mempunyai karakteristik tertentu , yaitu mempunyai komponen-komponen , batas system, lingkungan luar sistem, penghubung, masukan, keluaran, pengolah, dan sasaran atau tujuan.

KOMPONEN SISTEM

            Suatu system terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk suatu kesatuan . komponen-komponen system atau elemen-elemen system dapat berupa suatu subsistem atau bagian bagian system. Setiap system tidak peduli seberapa kecilnya , selalu mengandung komponen-komponen suatu system mempunyai suatu yang lebih besar yang disebut dengan supra system. Misalnya suatu perusahaan dapat disebut dengan suatu system dan industry yang merupakan system yang lebih besar disebut supra system,  maka perusahaan dapat disebut dengan sebutan subsistem. Demikian juga apabila perusahaan di ibaratkan sebagai suatu system maka akuntansi adalah subsistem dari perusahaan tersebut.

BATAS SISTEM

Batas system merupakan daerah yang mempunyai batasan antar satu system dengan system yang lain atau dengan lingkungan luarnya . batas system ini memungkinkan suatu system dipandang dengan satu kesatuan. Batas system menunjukan ruang lingkup (scope) dari system tersebut.

LINGKUNGAN LUAR

            Lingkungan luar dari system adalah apapun di luar batas dari system yang mempengaruhi operasi system . lingkungan luar system dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga merugikan system tersebut. Lingkungan luar system yang menguntungkan merupakan energy dari system dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedangkan luar system yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup system.

PENGHUBUNG SISTEM

            Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya . melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir darii subsistem ke subsistem yang lainnya. Keluaran dari subsistem akan menjadi masukkan untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berinteraksi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.

MASUKKAN SISTEM

            Masukkan adalah energy yang dimasukkan ke dalam system. Masukkan dapat berupa masukkan perawatan (maintenance input) dan masukkan sinyal (signal input). maintenance input adalah energy yang di masukan supaya system tersebut dapat beroperasi. Signal input merupakan energy yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contohnya, maintenance input yang digunakan untuk mnegoperasikan komputernya dan data signal input untuk diolah menjadi informasi.

KELUARAN SISTEM

            Keluaran adalah hasil dari energy yang di olah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supraa system. Misalnya untuk system computer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna merupakan hasil sissa pembuangan , sedang informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.

PENGOLAH SISTEM

            Suatu system dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau system itu sendiri sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Sustu system produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. System akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan-laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.

SASARAN SISTEM

            Suatu system pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu system tidak mempunyai sasaran , maka operasi system tidak akan ada gunanya. Sasaran dari system sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan system keluaran yang akan dihasilkan system. Suatu system dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.

1.1.2 KLASIFIKASI SISTEM

            System dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang , diantaranya adalah sebagaai berikut ini.

1.      System diklasifikasikan sebagai system abstrak dan system phisik. System abstrak adalah yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. System fisik merupakan yang ada secara fisik.

2.      System diklasifikasikan sebagai system alamiah dan system buatan manuasia. System alamiah adalah system yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. System buatan manusia adakah system yang dirancang oleh manusia. System buatan manusia melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin.

3.      System diklasifikasikan sebagai system tertentu dan system tak menentu. System tertentu merupakan system yang beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. System yak tentu adalah system yang kondisi masa program dijalankan . system tak tentu adalah system yang tidak bisa di prediksi masa depannya.

4.      Sistem diklasifikasikan sebagai system tertutup dan system terbuka. System tertutup adalah system yang tidak berhubungan dengan lingkungan luaarnya. System terbuka adalah system yang berhubungan dengan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.

1.1.3 PENGENDALIAN SISTEM

Karena suatu system tidak ada yang tertutup, supaya system tersebut dapat terus melangsungkan hidupnya, maka system harus mempunyai daya membela diri atau system harus mempunyai system pengendalian. Pengedalin system dapat berupa pengendalian umpan balik, pengendalian umpan maju, dan pengendalian pencegahan.

SISTEM PENGENDALIAN UMPAN BALIK

Bentuk dari system yang sederhana terdiri dari masukan , pengolah dan keluaran yang tidak menyediakan sustu system pengendalian.

Pengendalian umpan balik merupakan proses mengukur keluaran dari system yang dibandngkan dengan suatu standar tertentu. Bilamana terjadi perbedan-perbedaan atau penyimpanagn-penyimpangan akan dikoreksi untuk memperbaiki masukan system selanjutnya.

System pengenadalian umpan balik mempunyai 4 komponen dasar yaitu :

1.      Suatu karakteristik atau kondisi yang dikendalikan diukur dari keluarannya

2.      Suatu sensor yang mengukur karakteristik atau kondisi tersebut.

3.      Suatu unit pengendali yang membandingkan hasil ukuran sensor dengan suatu standar.

4.      Suatu unit pengatur yang mneghasilkan tindakan penyesuaian untuk masukan proses selanjutnya.

System pengendalian umpan balik disebut juga dengan istilah negative feedback,karena hasil balik yang negatip akan dikendalikan supaya  menjadi baik untuk masukan proses selanjutnya. Contoh paling umum dari system umpan balik adalah system themostat di dalam alat pendingin. Kondisi temperature yang dihasilkan oleh alat pendingin akan diukur oleh suatu sensor dan dibandingkan dengan standar temperature yang tidak menyebabkan ruangan menjadi lembab. Bila temperature terlalu dingin , maka tungku panas sebagai unit pengatur dalam thermostat akan dihidupkan. Bila temperature terlalu panas , maka tungku akan di matikan dan alat dingin akan bekerja kembali.

SISTEM PENGANDALIAN UMPAN MAJU

            System pengendalian umpan maju disebut juga dengan istilah positive feedback . positive feedback mencoba mendorong proses dari system supaya menghasilkan hasil baik yang positif. System pengendalian umpan maju ini merupkan pengembangan dari system pengendalian umpan balik. Di dalam pengendalian umpan balik, pengendalian pengeluaran dilakukan setelah keluaran dihasilkan. Pengendalian seperti ini mempunyai kelemahan bilamana penyimpanan dari keluaran dengan standar sangat besar. Padahal keluaran ini merupakan hasil yang terlanjur terjadi dan dapat mengakibatkan hal yang sangat fatal. Ide supaya keluaran dapat dihasilkan dengan hasil balik yang baik merupakan konsep dari pengendalian umpan maju. Supaya keluaran dapat dihasilkan umpan balik positif, maka pengendalian tidak boleh diukur dari keluarannya, tetapi diukur dan dikendalikan prosesnya.

SISTEM PENGENDALIAN PENCEGAHAN

            Kalau system pengendalian umpan balik mengendalikan keluarannya dan system pengendalian umpan maju mengendalikan prosesnya maka pengendalian pencegahan mencoba mengendalikan system dimuka sebelum proses dimulai dengan mencegah hal-hal yang merugikan untuk masuk kedalam system. System pengendalian intern merupakan contoh penerapan dari system pengendalian pencegahan . penerapan kebijaksanaan kebijaksanaan,metode-metode,procedure-prosedure di dalam system pengendali intern di maksudkan untuk mencegah hal-hal yang tidak baik baik yang mengganggu masukan, proses dan hasil dari system supaya dapat beroperasi seperti yang diharapkan.

1.2.1 KONSEP DASAR INFORMASI

            Informasi ibarat darah yang mengalir didalam tubuh suatu organisasi, sehingga informmasi ini sangat penting di dalam suhu organisasi. Suatu system yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh. Keadaan system dalam hubungannya dengan keberakhirannya disebut dengan istilah entropy. Informasi yang berguna bagi system akan menghindari proses entropy tersebut dengan negative entropy atau negentropy. Apakah sebenarnya informasi itu? Sehingga sangat penting artinya bagi suatu system?

            Informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan.

            Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal atau data-idem. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kesatuan nyata adalah berupa suatu objek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul betul ada dan terjadi.

            Misalnya infmorasi “menabrak” merupakan informasi yang kurang jelas. Informasi ini hanya menerangkan suatu kejadian saja, yaitu menabrak. Kesatuan nyata, yaitu apa yang ditabrak,oleh siapa,dengan apa dan dimana tidak jelaskan oleh informasi tersebut. Supaya informasi lebih berguna dan lebih mempunyai arti bagi penerimanya, seharusnya berbunyi : “Ali mengendarai mobil dan menabrak tiang listrik di jalan Kaliurang kilometer 5 “.

1.2.2 SIKLUS INFORMASI

            Data merupakan bentuk yang masih mentah, belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk menghasilkan informasi. Data dapat berbentuk symbol-simbol semacam huruf-huruf atau alphabet,angka-angka,bentuk-bentuk suara, sinyal-sinyal, gambar-gambar dan sebagainya.

            Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus.

1.2.3 KUALITAS INFORMASI

            Kualitas dari suatu informasi tergantung dari 3 hal, yaitu informasi harus akurat, tepat pada waktunya dan relevan.

Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan dan harus jelas.

Tepat pada waktunya, berarti informasi yang dating pada  penerima tidak boleh terlambat.

Relevan, berarti informasi tersebut harus mempunyai manfaat untuk pemakainya.

1.2.3 NILAI INFORMASI

            Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Kegunaan informasi adalah untuk mengurangi hal ketidakpastian didalam proses pengambilan keputusan tentang suatu keadaan.

            Akan tetapi perlu diperhatikan bahwa informasi yang digunakan di dalam suatu system informasi umumnya digunakan untuk menghubungkan suatu bagian informasi pada suatu masalah yang tertentu dengan biaya untuk memperolehnya , karena sebagian besar informamsi dinikmati tidak hanya oleh satu pihak ke dalam suatu perusahaan. Informasi tidak dapat ditaksir keuntungannya dengan nilai using, tetapi dapat ditaksir oleh efektivitasnya. Pengukuran nilai investasi biasanya digunakan dengan analisa cost effectifitas , atau cost-benefit.

1.3 KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI

            Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen di dalam pengambilan keputusan. Pertanyaannya adalah dari mana informasi itu di dapatkan? Jawabannya adalah dari system informasi atau disebut juga dengan processing systems atau information prosessing systems atau information generation systems.

            System informasi dapat didefinisikan sebagai suatu system di dalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi,media, procedure-prosedure dan pengendalian yang di tujukkan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, member sinyal kepada manajemen dan yang lain nya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan yang cerdik.

1.3.1 KOMPONEN SISTEM INFORMASI

            System informasi dapat terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan, yaitu blok masukkan, blok model, blok keluaran, dan blok teknologi , blok dasar data, dan blok kendali. Sebagai system keenam blok tersebut saling berintegrasi satu sama lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya.

BLOK MASUKKAN

            Input mewakili data yang masuk ke dalam system informasi. Input diisini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan di masukkan , yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

BLOK MODEL

            Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur , logika dan model matemati yang memanipulasi data input data yang tersimpan di dasar data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

BLOK KELUARAN

            Produk dari system adalah keluaran yang merupakann informasi yang berkulitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen pemakai system.

BLOK TEKNOLOGI

            Teknologi merupakan “kotak alat”(tool box) dari pekerjaan system informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input , menjalankan model . menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan menerimakan keluaran dan membantu pengendalian dari system keseluruhan. Teknologi terdiri dari 2 bagian utama, yaitu perangkat lunak dan perangkat keras.

            Perangkat lunak berupa program yang membuat perangkat keras dapat bekerja dengan menginstrusikan untuk memproses sesuai dengan model yang diterapkan.

            Perangkat keras terdiri dari bermacam-macam alat yang menyediakan dukungan fisik untuk blok-blok lainnya. Untuk blok input , disediakan perangkat keras untuk memasukkan data, seperti misalnya terminal, alat pembaca yang dapat mengenal karakter-karakter OCR secara optic, optical mark reader untuk membaca data yang ditandai dengan pensil 2B, MICR reader untuk membaca data yang ditulis dengan tinta magnetic, bar code wand untuk membaca kode barang, vaoice recognizer untuk menerima input cuara dan lain sebagainya.

BLOK BASIS DATA

            Basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan atau dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras computer keras computer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan di dalam dasar data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa, supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga beguna untuk efisiensi kapasitas penyimpannya.

BLOK KENDALI

            Untuk supaya system informasi berjalan sesuai dengan yang diinginkan, maka perlu diterapkan pengendalian-pengendalian di dalamnya. Banyak hal yang dapat merusak system informasi, misalnya bencana alam, api, temperature, air, debu, kecurangan-kecurangan,kegagalan-kegagalan system itu sendiri, kesalahan-kesalahan, ketidakefisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendali perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak system dapat dicegah ataupu bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat selesai.

Sumber :

Alan Daniels and Don Yesates, basic system analysis, London:Pitman Publishing Inc, Second edition. 1984. Chapter 1,2,6

 Andreas S. Philippakis and Leonard J. Kazmier. Information System Trough COBOL. Tokyo:mC graw-hill Kogashuka ,Ltd, internasional Student Edition, second edition,1978, chapter 1.

Joseph W. Wilkinson, accounting and information systems, New York:john Wiley &Sons chapter 1,2