SISTEM
INFORMASI
1.1.1KONSEP
DASAR SISTEM
Kalau
anda membeli sebuah sepeda tetapi tidak dengan rodanya, maka sepeda itu tidak
akan berfungsi , dengan kata lan sepeda tersebut tidak dapat dikatakan suatu
system, karena masih ada komponen yang masih kurang. Kalau anda mempunyai
sebuah jam tangan digital elektronik yang harganya sampai ratusan ribu rupiah
dan mengalami kerusakan total sehingga tidak dapat di perbaiki, maka jam
tersebut sudah tidak ada nilai nya lagi, walaupun komponen –komponennya anda
jual sendiri. Inilah mahalnya suatu system. Apakah system itu? Suatu system
dapat di definisikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih
komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai tujuan.
Suatu system dapat
terdiri dari system-sistem bagian(subsystem).
Sebagai misal, system computer dapat terdiri dari subsistem perangkat keras dan
subsistem perangkat lunak. Masing-masing subsistem dapat terdiri dari
subsistem-subsistem yang lebih kecil lagi atau terdiri dari komponen-komponen.
Susbsitem perangkat keras(hardware)
dapat terdiri dari alat masukan , alat pemroses , alat keluaran dan simpan
luar. Subsistem ini akan saling berinteraksi dan saling berhubungan membentuk
suatu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran system tersebut dapat tercapai.
Interkasi dari subsistem-subsistem sedemikian rupa, sehingga dicapai suatu
kesatuan yang terpadu atau terigrentasi(intergrated).
Anda dapat membayangkan , bagaimana seandainya system computer bekerja
sendiri-sendiri tidak terigrentasi , maka tujuan dari system computer tersebut
tidak akan tercapai.
KARAKTERISTIK
SISTEM
Suatu system
mempunyai karakteristik tertentu , yaitu mempunyai komponen-komponen , batas
system, lingkungan luar sistem, penghubung, masukan, keluaran, pengolah, dan
sasaran atau tujuan.
KOMPONEN
SISTEM
Suatu
system terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya
saling bekerja sama membentuk suatu kesatuan . komponen-komponen system atau
elemen-elemen system dapat berupa suatu subsistem atau bagian bagian system.
Setiap system tidak peduli seberapa kecilnya , selalu mengandung
komponen-komponen suatu system mempunyai suatu yang lebih besar yang disebut
dengan supra system. Misalnya suatu
perusahaan dapat disebut dengan suatu system dan industry yang merupakan system
yang lebih besar disebut supra system, maka perusahaan dapat disebut dengan sebutan
subsistem. Demikian juga apabila perusahaan di ibaratkan sebagai suatu system
maka akuntansi adalah subsistem dari perusahaan tersebut.
BATAS
SISTEM
Batas system merupakan
daerah yang mempunyai batasan antar satu system dengan system yang lain atau
dengan lingkungan luarnya . batas system ini memungkinkan suatu system
dipandang dengan satu kesatuan. Batas system menunjukan ruang lingkup (scope) dari system tersebut.
LINGKUNGAN
LUAR
Lingkungan luar
dari system adalah apapun di luar batas dari system yang mempengaruhi operasi
system . lingkungan luar system dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga
merugikan system tersebut. Lingkungan luar system yang menguntungkan merupakan
energy dari system dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara.
Sedangkan luar system yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau
tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup system.
PENGHUBUNG
SISTEM
Penghubung
merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya
. melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir darii
subsistem ke subsistem yang lainnya. Keluaran dari subsistem akan menjadi
masukkan untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung. Dengan
penghubung satu subsistem dapat berinteraksi dengan subsistem yang lainnya
membentuk satu kesatuan.
MASUKKAN
SISTEM
Masukkan
adalah energy yang dimasukkan ke dalam system. Masukkan dapat berupa masukkan
perawatan (maintenance input) dan
masukkan sinyal (signal input). maintenance input adalah energy yang di
masukan supaya system tersebut dapat beroperasi. Signal input merupakan energy yang diproses untuk didapatkan
keluaran. Sebagai contohnya, maintenance
input yang digunakan untuk mnegoperasikan komputernya dan data signal input
untuk diolah menjadi informasi.
KELUARAN
SISTEM
Keluaran
adalah hasil dari energy yang di olah dan diklasifikasikan menjadi keluaran
yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk
subsistem yang lain atau kepada supraa system. Misalnya untuk system computer,
panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna merupakan hasil sissa
pembuangan , sedang informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.
PENGOLAH
SISTEM
Suatu system
dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau system itu sendiri sebagai
pengolahnya. Pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Sustu system
produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain
menjadi keluaran berupa barang jadi. System akuntansi akan mengolah data-data
transaksi menjadi laporan-laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang
dibutuhkan oleh manajemen.
SASARAN
SISTEM
Suatu
system pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu system tidak mempunyai
sasaran , maka operasi system tidak akan ada gunanya. Sasaran dari system
sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan system keluaran yang akan
dihasilkan system. Suatu system dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau
tujuannya.
1.1.2
KLASIFIKASI SISTEM
System dapat
diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang , diantaranya adalah sebagaai
berikut ini.
1. System
diklasifikasikan sebagai system abstrak dan system phisik. System abstrak
adalah yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. System
fisik merupakan yang ada secara fisik.
2. System
diklasifikasikan sebagai system alamiah dan system buatan manuasia. System
alamiah adalah system yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia.
System buatan manusia adakah system yang dirancang oleh manusia. System buatan
manusia melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin.
3. System
diklasifikasikan sebagai system tertentu dan system tak menentu. System
tertentu merupakan system yang beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat
diprediksi. System yak tentu adalah system yang kondisi masa program dijalankan
. system tak tentu adalah system yang tidak bisa di prediksi masa depannya.
4. Sistem
diklasifikasikan sebagai system tertutup dan system terbuka. System tertutup
adalah system yang tidak berhubungan dengan lingkungan luaarnya. System terbuka
adalah system yang berhubungan dengan dan terpengaruh dengan lingkungan
luarnya.
1.1.3
PENGENDALIAN SISTEM
Karena suatu system
tidak ada yang tertutup, supaya system tersebut dapat terus melangsungkan
hidupnya, maka system harus mempunyai daya membela diri atau system harus
mempunyai system pengendalian. Pengedalin system dapat berupa pengendalian
umpan balik, pengendalian umpan maju, dan pengendalian pencegahan.
SISTEM
PENGENDALIAN UMPAN BALIK
Bentuk dari system yang
sederhana terdiri dari masukan , pengolah dan keluaran yang tidak menyediakan
sustu system pengendalian.
Pengendalian umpan
balik merupakan proses mengukur keluaran dari system yang dibandngkan dengan
suatu standar tertentu. Bilamana terjadi perbedan-perbedaan atau
penyimpanagn-penyimpangan akan dikoreksi untuk memperbaiki masukan system
selanjutnya.
System pengenadalian
umpan balik mempunyai 4 komponen dasar yaitu :
1. Suatu
karakteristik atau kondisi yang dikendalikan diukur dari keluarannya
2. Suatu
sensor yang mengukur karakteristik atau kondisi tersebut.
3. Suatu
unit pengendali yang membandingkan hasil ukuran sensor dengan suatu standar.
4. Suatu
unit pengatur yang mneghasilkan tindakan penyesuaian untuk masukan proses selanjutnya.
System pengendalian
umpan balik disebut juga dengan istilah negative feedback,karena hasil balik
yang negatip akan dikendalikan supaya
menjadi baik untuk masukan proses selanjutnya. Contoh paling umum dari
system umpan balik adalah system themostat di dalam alat pendingin. Kondisi
temperature yang dihasilkan oleh alat pendingin akan diukur oleh suatu sensor
dan dibandingkan dengan standar temperature yang tidak menyebabkan ruangan
menjadi lembab. Bila temperature terlalu dingin , maka tungku panas sebagai
unit pengatur dalam thermostat akan dihidupkan. Bila temperature terlalu panas
, maka tungku akan di matikan dan alat dingin akan bekerja kembali.
SISTEM
PENGANDALIAN UMPAN MAJU
System
pengendalian umpan maju disebut juga dengan istilah positive feedback . positive
feedback mencoba mendorong proses dari system supaya menghasilkan hasil
baik yang positif. System pengendalian umpan maju ini merupkan pengembangan
dari system pengendalian umpan balik. Di dalam pengendalian umpan balik, pengendalian
pengeluaran dilakukan setelah keluaran dihasilkan. Pengendalian seperti ini
mempunyai kelemahan bilamana penyimpanan dari keluaran dengan standar sangat
besar. Padahal keluaran ini merupakan hasil yang terlanjur terjadi dan dapat
mengakibatkan hal yang sangat fatal. Ide supaya keluaran dapat dihasilkan
dengan hasil balik yang baik merupakan konsep dari pengendalian umpan maju.
Supaya keluaran dapat dihasilkan umpan balik positif, maka pengendalian tidak
boleh diukur dari keluarannya, tetapi diukur dan dikendalikan prosesnya.
SISTEM
PENGENDALIAN PENCEGAHAN
Kalau system
pengendalian umpan balik mengendalikan keluarannya dan system pengendalian
umpan maju mengendalikan prosesnya maka pengendalian pencegahan mencoba
mengendalikan system dimuka sebelum proses dimulai dengan mencegah hal-hal yang
merugikan untuk masuk kedalam system. System pengendalian intern merupakan
contoh penerapan dari system pengendalian pencegahan . penerapan kebijaksanaan
kebijaksanaan,metode-metode,procedure-prosedure di dalam system pengendali
intern di maksudkan untuk mencegah hal-hal yang tidak baik baik yang mengganggu
masukan, proses dan hasil dari system supaya dapat beroperasi seperti yang
diharapkan.
1.2.1
KONSEP DASAR INFORMASI
Informasi ibarat
darah yang mengalir didalam tubuh suatu organisasi, sehingga informmasi ini
sangat penting di dalam suhu organisasi. Suatu system yang kurang mendapatkan
informasi akan menjadi luruh. Keadaan system dalam hubungannya dengan
keberakhirannya disebut dengan istilah entropy.
Informasi yang berguna bagi system akan menghindari proses entropy tersebut dengan negative
entropy atau negentropy. Apakah
sebenarnya informasi itu? Sehingga sangat penting artinya bagi suatu system?
Informasi
dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang
lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu
kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan.
Sumber
dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal atau
data-idem. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan
kesatuan nyata. Kesatuan nyata adalah berupa suatu objek nyata seperti tempat,
benda dan orang yang betul betul ada dan terjadi.
Misalnya
infmorasi “menabrak” merupakan informasi yang kurang jelas. Informasi ini hanya
menerangkan suatu kejadian saja, yaitu menabrak. Kesatuan nyata, yaitu apa yang
ditabrak,oleh siapa,dengan apa dan dimana tidak jelaskan oleh informasi
tersebut. Supaya informasi lebih berguna dan lebih mempunyai arti bagi
penerimanya, seharusnya berbunyi : “Ali mengendarai mobil dan menabrak tiang
listrik di jalan Kaliurang kilometer 5 “.
1.2.2
SIKLUS INFORMASI
Data merupakan
bentuk yang masih mentah, belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah
lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk menghasilkan informasi.
Data dapat berbentuk symbol-simbol semacam huruf-huruf atau
alphabet,angka-angka,bentuk-bentuk suara, sinyal-sinyal, gambar-gambar dan
sebagainya.
Data
yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima
informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang
berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data
kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat
suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus.
1.2.3
KUALITAS INFORMASI
Kualitas
dari suatu informasi tergantung dari 3 hal, yaitu informasi harus akurat, tepat
pada waktunya dan relevan.
Akurat,
berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau
menyesatkan dan harus jelas.
Tepat
pada waktunya, berarti informasi yang dating pada penerima tidak boleh terlambat.
Relevan,
berarti
informasi tersebut harus mempunyai manfaat untuk pemakainya.
1.2.3
NILAI INFORMASI
Suatu informasi
dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya
mendapatkannya. Kegunaan informasi adalah untuk mengurangi hal ketidakpastian
didalam proses pengambilan keputusan tentang suatu keadaan.
Akan
tetapi perlu diperhatikan bahwa informasi yang digunakan di dalam suatu system
informasi umumnya digunakan untuk menghubungkan suatu bagian informasi pada
suatu masalah yang tertentu dengan biaya untuk memperolehnya , karena sebagian
besar informamsi dinikmati tidak hanya oleh satu pihak ke dalam suatu
perusahaan. Informasi tidak dapat ditaksir keuntungannya dengan nilai using,
tetapi dapat ditaksir oleh efektivitasnya. Pengukuran nilai investasi biasanya
digunakan dengan analisa cost effectifitas , atau cost-benefit.
1.3
KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI
Telah diketahui
bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen di dalam
pengambilan keputusan. Pertanyaannya adalah dari mana informasi itu di
dapatkan? Jawabannya adalah dari system informasi atau disebut juga dengan processing systems atau information prosessing systems atau information generation systems.
System
informasi dapat didefinisikan sebagai suatu system di dalam suatu organisasi
yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi,media, procedure-prosedure
dan pengendalian yang di tujukkan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting,
memproses tipe transaksi rutin tertentu, member sinyal kepada manajemen dan
yang lain nya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting
dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan yang cerdik.
1.3.1
KOMPONEN SISTEM INFORMASI
System informasi
dapat terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan,
yaitu blok masukkan, blok model, blok keluaran, dan blok teknologi , blok dasar
data, dan blok kendali. Sebagai system keenam blok tersebut saling berintegrasi
satu sama lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya.
BLOK
MASUKKAN
Input
mewakili data yang masuk ke dalam system informasi. Input diisini termasuk
metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan di masukkan , yang dapat
berupa dokumen-dokumen dasar.
BLOK
MODEL
Blok ini terdiri
dari kombinasi prosedur , logika dan model matemati yang memanipulasi data
input data yang tersimpan di dasar data dengan cara yang sudah tertentu untuk
menghasilkan keluaran yang diinginkan.
BLOK
KELUARAN
Produk dari system
adalah keluaran yang merupakann informasi yang berkulitas dan dokumentasi yang
berguna untuk semua tingkatan manajemen pemakai system.
BLOK
TEKNOLOGI
Teknologi
merupakan “kotak alat”(tool box) dari
pekerjaan system informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input ,
menjalankan model . menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan menerimakan
keluaran dan membantu pengendalian dari system keseluruhan. Teknologi terdiri
dari 2 bagian utama, yaitu perangkat lunak dan perangkat keras.
Perangkat
lunak berupa program yang membuat perangkat keras dapat bekerja dengan
menginstrusikan untuk memproses sesuai dengan model yang diterapkan.
Perangkat
keras terdiri dari bermacam-macam alat yang menyediakan dukungan fisik untuk
blok-blok lainnya. Untuk blok input , disediakan perangkat keras untuk
memasukkan data, seperti misalnya terminal, alat pembaca yang dapat mengenal
karakter-karakter OCR secara optic, optical mark reader untuk membaca data yang
ditandai dengan pensil 2B, MICR reader untuk membaca data yang ditulis dengan
tinta magnetic, bar code wand untuk membaca kode barang, vaoice recognizer
untuk menerima input cuara dan lain sebagainya.
BLOK
BASIS DATA
Basis
data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan atau dengan yang
lainnya, tersimpan di perangkat keras computer keras computer dan digunakan
perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan di dalam dasar data
untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data
perlu diorganisasikan sedemikian rupa, supaya informasi yang dihasilkan
berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga beguna untuk efisiensi
kapasitas penyimpannya.
BLOK
KENDALI
Untuk
supaya system informasi berjalan sesuai dengan yang diinginkan, maka perlu
diterapkan pengendalian-pengendalian di dalamnya. Banyak hal yang dapat merusak
system informasi, misalnya bencana alam, api, temperature, air, debu,
kecurangan-kecurangan,kegagalan-kegagalan system itu sendiri,
kesalahan-kesalahan, ketidakefisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa
pengendali perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat
merusak system dapat dicegah ataupu bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan
dapat langsung cepat selesai.
Sumber :
Alan Daniels and Don Yesates, basic system analysis, London:Pitman Publishing Inc, Second edition. 1984. Chapter 1,2,6
Andreas S.
Philippakis and Leonard J. Kazmier. Information
System Trough COBOL. Tokyo:mC graw-hill Kogashuka ,Ltd, internasional
Student Edition, second edition,1978, chapter 1.
Joseph W. Wilkinson, accounting and information systems, New York:john Wiley &Sons
chapter 1,2